Und täglich grüßt die E-Mail-Flut

Gruseln Sie sich auch immer vor Ihrem E-Mail Postfach? Neue Nachrichten kommen flutartig rein und alte Mails wurden nicht beantwortet oder sogar vergessen? STOPP- Es gibt simple Tricks und Tipps, bei denen Ihnen das Gruseln vergeht und wieder Ebbe in Sicht ist.

105
Schreibtisch mit Laptop und Händen

Html code here! Replace this with any non empty text and that's it.

771 Milliarden Mails wurden in Deutschland im Jahr 2017 versendet – Spams nicht mit eingerechnet. Für das Jahr 2018 werden sogar 917 Milliarden E-Mails prognostiziert. Da ist es nicht verwunderlich, dass in unserer heutigen Gesellschaft, die E-Mail das Kommunikationsmittel Nr. 1 ist, mit ca. 48 Millionen Nutzern. Und nun kommen Sie mit ins Spiel, denn Sie gehören zu den 18 Millionen Menschen, die sogar täglich Ihre Mails überprüfen. Sie sehen also, Sie sind nicht alleine im Boot.

Hören Sie auf, sich wegen Mails zu stressen. Es gibt effektive Wege aus der Flut eine Ebbe zu machen. Unten stehend folgen Tipps und Tricks, wie Sie in kurzer Zeit die Oberhand über Ihre Mails zurück gewinnen. Es ist keine Raketenwissenschaft. Sie müssen es „nur“ machen.

Im Vergleich zu vielen anderen Ratgebern wollen wir die Anzahl der zu bearbeitenden E-Mails reduzieren statt immer effizienter zu werden. Die Effizienzsteigerung hat seine Grenzen. Am Ende des Artikel finden Sie auch Tipps wie Sie effizienter werden, aber lassen Sie uns mit der Reduzierung der zu bearbeitenden E-Mails starten.

Anmerkung:

 sind uns bewusst wie wichtig eine gute Arbeitsatmosphäre ist und dass man in einem Team zusammenhält. Deshalb entscheiden Sie bei den vielleicht etwas egoistisch anmutenden Tipps nach Gefühl. Sollten Sie unsicher sein, nehmen Sie die mutigere Variante.

Reduzieren ist der beste Weg

Sind wir ehrlich, je weniger E-Mails wir erhalten, desto weniger müssen wir bearbeiten also ran:

Newsletter abmelden

Was bringen uns Newsletter? Entweder wir sollen etwas kaufen, das wir nicht brauchen oder noch mehr Informationen aufnehmen. Wenn also das nächste mal eine E-Mail kommt, in der man Ihnen versucht zu vermitteln: „Oh, gucken Sie mal hier: eine neue Veranstaltung an der Sie teilnehmen könnten“ oder „das neue Super-Angebot, bei dem Sie sparen können“, dann setzen Sie einen radikalen Schlussstrich unter den Newsletter! Die meisten geben Ihnen keinen Mehrwert an Wissen, sondern wollen Ihnen nur was verkaufen. Bestellen Sie diese ab. Dazu können Sie bei jedem Newsletter am Ende der E-Mail auf abbestellen klicken. Die Versender sind gesetzlich dazu verpflichtet und verstecken den Link meistens mit „hier“ oder „abbestellen“. Einfach drauf klicken und damit bereits eine E-Mail pro Monat weniger!

Spam Filter trainieren

Sie haben eine ungewollte E-Mail erhalten? Verschieben Sie die Mail in den Ordner SPAM, Junk oder Werbung. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf „als Werbung markieren“ oder ähnliches klicken. Damit verschwindet automatisch diese E-Mail und Ihr Mail-Programm lernt diese Art der Mails beim nächsten Mal direkt zu löschen. Sie haben keinen Spam-Filter oder es kommen zu viele E-Mails durch? Auch einen SPAM-Filter können Sie in Ihrem E-Mail-Programm einstellen, somit müssen Sie nicht Ihr Postfach nach unnötigen Mails durchsuchen. Eine Anleitung finden Sie wenn Sie „Spamfilter einstellen“ und den Namen Ihres Mail Programmes, beispielsweise „Outlook“ bei Google eingeben.

Anmerkung:

Wenn Sie schon im Betreff lesen „Sie haben 10.000€ gewonnen“ oder „Sie sind einer der Glücklichen, der auf eine Reise geht“, sind das sogenannte SPAM-Mails. Löschen Sie diese direkt.

Empfängerzeile lesen

Wer ist der Empfänger dieser Mail? Die meisten E-Mails sind meist nicht direkt an Sie gerichtet. Wenn die Mail an den Kollegen geht, können Sie die E-Mail kurz überfliegen. Ist der Kollege im Urlaub und Sie sind seine Vertretung, müssen Sie diese E-Mail selbstverständlich genauer lesen. Ansonsten stellen Sie sich die Frage: Wer steht in der Empfängerzeile? Erhalten Sie die Mail nur als Kopie, schauen Sie kurz, ob diese wichtige Informationen beinhaltet. Wenn nicht, löschen Sie die Mail direkt oder markieren Sie diese als gelesen. Optionale Mails sollten sie maximal 1-2 Minuten beschäftigen. Wenn der Kollege etwas von Ihnen will, wird er Sie direkt anschreiben oder gleich anrufen.

Wessen Aufgabe ist das?

E-Mails sind wie kleine Aufgaben, die versendet werden. Diese können Sie annehmen, aber müssen Sie das auch? Dem Kollegen zu helfen, wenn es gerade brennt, ist super, aber wenn Aufgaben dem Kollegen zugeteilt wurden und er versucht, durch die Weiterleitung der Mail, diese auf Sie zu übertragen, dann hört die Freundlichkeit auf. Achten Sie bei Mails darauf, von wem diese stammen und ob Sie diese wirklich bearbeiten müssen.

Sie also überhaupt begonnen haben E-Mails zu bearbeiten, haben Sie bis hierher lediglich sortiert. Sicherlich besteht die Gefahr, dass Sie auf diese Weise einige Informationen weniger erhalten und vielleicht nicht bei jedem Thema vom Kollegen mitreden können, aber dafür wird der Kollege bezahlt und Sie für Ihre Tätigkeit.

Tagesziel: 0 offene Mails

Die zeitintensivere Methode:

Am Ende des Tages sollte Ihr E-Mail-Postfach leer sein. Wenn Sie jetzt herzlich loslachen und uns für verrückt erklären, sollten Sie es trotzdem versuchen. Jeden Tag den Sie abends mit noch unbearbeiteten Mails nach Hause gehen, sorgt dafür, dass sie am nächsten Morgen bereits mit einem Berg an Arbeit starten. Vermutlich wird der Berg eher größer als kleiner am nächsten Abend. Es sind immer noch so viele E-Mails? Dann schauen Sie sich unsere Zeitmanagement Methoden an. Hier erfahren Sie wie Sie die anstehenden Aufgaben besser priorisieren können. Ihr Tag hat nur 24 Stunden – wie viele davon wollen Sie Überstunden machen?

Die schnelle Methode:

Sie wollen den Berg abarbeiten? Dann benutzen Sie die schnellere Methode: Gehen Sie jetzt in Ihr Postfach und markieren alles als gelesen. Und siehe da Ihr Postfach ist leer. Finden Sie nicht richtig, weil für Sie 500 unbearbeitete E-Mails ein Richtwert sind, der aussagt, welchen Wert Sie in Ihrem Unternehmen haben? Wir wollen Ihnen nur zeigen wie Sie von jetzt auf gleich bei „Null“ anfangen können. Sollten Sie Ihr Verhalten nicht ändern und die 428 Mails offen lassen, werden es morgen mehr sein und der Berg wird stetig wachsen. Was Sie bis jetzt nicht erledigt haben, werden Sie morgen auch nicht aufgeholt haben.

Also alles auf Null und los geht’s!

Sicherlich werden Sie an die 428 potentiell offenen Aufgaben in den nächsten Tagen erinnert. Vermutlich sind die allermeisten davon nicht mehr relevant. Die wirklich wichtigen werden entweder von den Kollegen nachgehakt oder Sie bekommen einen auf den Deckel. Aber einen auf den Deckel erhalten Sie so oder so, wenn Sie Aufgaben nicht erledigen. Denn wer weiß bei 428 offenen möglichen Aufgaben, welche die wichtigste ist?

Wann soll ich eine E-Mail löschen?

Stellen Sie sich die Frage, ob von Ihnen eine Reaktion bzw. Folgeaktivität oder einfach nur eine kurze Antwort gefordert wird.

Wenn Ja: Nachricht nicht löschen, sondern bearbeiten. Alternative: In einem Ordner speichern oder markieren, sodass Sie später direkt Zugriff auf die Mail haben.

Falls nein: Fragen Sie sich, ob die Informationen dieser E-Mail später einmal wichtig sind. Falls ja, speichern Sie diese Nachricht. Alternative: Löschen Sie die Nachricht.

Tipp:

Alles was Sie innerhalb von weniger als 5 Minuten bearbeiten können, sollten Sie direkt tun. Mails abzulegen und dann wieder raus zu suchen, erzeugt einen zu hohen Verwaltungsaufwand im Vergleich zur Bearbeitungszeit.

Erziehung hört bei Kollegen nicht auf…

Gibt es bei Ihnen im Büro Kollegen, die gefühlt 100 Mails pro Tag verschicken, der Inhalt beschränkt sich aber auf wenig relevante Informationen? Dann wird es Zeit, diesen Kollegen eine freundliche aber klare Rückmeldung zu geben. Machen Sie den Kollegen klar, welchen Einfluss die vielen und meist unrelevanten E-Mails für Sie haben. Meistens sind sich die Versender dessen nicht bewusst. Sie können beispielsweise sagen, dass diese doch bitte relevante Informationen in wenige Mails mit direkten Aufforderungen verpacken sollen. Ansonsten läuft es daraus hinaus, dass Sie die Mails ignorieren müssen, um mehr Platz für wichtige Mails zu schaffen.

Tipp:

Sie als gutes Beispiel voran. Fragen Sie sich bei der nächsten Rundmail, wer wirklich diese Information benötigt. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken.

Priorisieren Sie Ihre Mails

wem stammt die Mail? Ihrem Chef, dann ist diese vermutlich wichtig und hat eine höhere Priorisierung als eine E-Mail von Ihrem Kollegen. Sie wissen nicht genau, wie Sie Ihre Mails priorisieren können? Kein Problem, wir haben effektive Methoden, die Ihnen das erleichtern können. Schauen Sie doch hier vorbei.

Routine erstellen

Wir sind immer in Versuchung unsere Mails zu checken, denn dies ist fast auf jedem elektronischen Gerät möglich, ob Handy, Tablet, Laptop oder Computer. Versuchen Sie Ihre Mails in höchstens 2-3 Blöcken zu bearbeiten. Studien zeigen, dass es bis zu 20 Minuten dauern kann bis wir wieder zu 100% konzentriert sind, nachdem wir unsere Arbeit unterbrochen haben.

Setzten Sie sich feste Zeitfenster, an denen Sie Ihre Mails checken. Somit werden Sie nicht ständig aus dem Alltag gerissen. Sie können sich direkt die Zeit nehmen, wenn Sie am Arbeitsplatz ankommen, und dann vielleicht noch einmal um die Mittagszeit. Optional können Sie noch einmal kurz vor Feierabend Ihre Mails checken. So haben Sie für die wichtigen Aufgaben ausreichend Zeitfenster zur Konzentration.

es Ihnen schwer fallen, eingehende E-Mails bis zum nächsten Mail-Lesen zu ignorieren, schließen Sie einfach Ihr E-Mail-Programm oder stellen das Telefon in den Flugmodus.

E-Mails nur einmal „anfassen“

Mit diesem Tipp ist gemeint, dass Sie anhand eines Klicks wissen, was mit der Mail geschehen soll. Es gibt mehrere Optionen: antworten, weiterleiten, in einen Ordner verschieben oder löschen. Mit diesem Tipp soll die Berührung einer Mail so gering wie möglich gehalten werden. Entscheiden Sie direkt, was mit der E-Mail zu tun ist. „Später“ könnte zu einer schlechten Angewohnheit werden und führt zu überfüllten Postfächern mit Aufgaben, die wir tun könnten. Diese 428 offene Aufgaben machen Ihnen ein schlechtes Gewissen. Durch das „später“ sind es morgen vermutlich ein paar mehr.

E-Mails ordnen vs. unsortiert lassen

Option unsortiert lassen:

Der unschlagbare Vorteil der Option ist die Zeitersparnis, denn man muss nicht die E-Mails in extra angelegte Ordner sortieren. Wenn man eine Mail sucht, kann man einfach die jeweilige Suchfunktion des E-Mail-Programmes nutzen. Nachteil: Die Voraussetzung ist, dass man eine solche Suchfunktion hat. Darüber hinaus befinden sich auf diese Weise immer noch 500+ Mails im Posteingang.

sollte bei dieser Methode der Posteingang als E-Mali-Archiv angesehen werden.

Option :

Sie können bei Ihrem E-Mail Programm Hauptordner erstellen und diese sogar noch durch Unterordner ergänzen.

Achtung:

Je mehr Unterordner Sie erstellen, desto höher ist die Gefahr, dass es zu verschachtelt wird und Sie am Ende Ihre Mails nicht mehr finden bzw. nicht mehr wissen, wo Sie welche Mails hin verschoben haben.

Eine Einteilung durch Ordner könnte beispielsweise so aussehen:

  • Beantworten

Dieser Ordner ist für alle Nachrichten, die Sie noch beantworten müssen.

„In der Kürze liegt die Würze“

Antworten Sie kurz und knapp. Lange Mail-Romane liest sich keiner durch. Um sich noch mehr Arbeit zu ersparen, können Sie sich Textbausteine erstellen, die Sie zum Antworten nutzen können.

  • Heute noch beantworten

Das könnte ein Unterordner von „Beantworten“ sein, damit Sie wissen, welche Mails auf  jeden Fall heute noch beantwortet werden müssen.

  • Bearbeiten

Dieser Ordner ist für alle E-Mails, die bearbeitet, aber nicht beantwortet werden müssen.  (z.B. einen Antrag ausfüllen, einen Kundenanruf tätigen etc.)

  • Heute noch bearbeiten

Wichtige und dringliche Mails, die auf jeden Fall heute noch abgearbeitet werden müssen.

  • Archiv

Dieser Ordner gilt für Mails, die Sie aufheben wollen, wie z. B. Rechnungen und/oder        Bestätigungen von Kunden.

Unterordner können dann solche sein:

  • Rechnungen
  • Kundenanfragen
  • Bestätigungen
  • Interne Anliegen

Dieser Ordner wäre dann für interne Anliegen, wie beispielsweise der Geburtstag von Herr XY oder aber auch das Protokoll vom wöchentlichen Meeting.

  • Newsletter

Dieser Ordner ist für Newsletter gedacht, aber bitte achten Sie darauf, dass diese Newsletter Ihnen einen Mehrwert geben, ansonsten bestellen Sie diesen ab.

Experten-Tipp:

Sie sitzen nicht alleine im Boot. Ihre Kollegen sind genauso genervt von den Fluten der E-Mails. Versuchen Sie doch bei der nächsten Kleinigkeit, nicht den üblichen Roman zu schreiben, sondern greifen Sie zum guten alten Telefonhörer. Oder wenn der Kollege nicht weit von Ihrem Büro entfernt ist, einfach mal vorbeischauen. Sie können so nicht nur in kurzer Zeit Dinge klären ohne aneinander vorbei zu reden, sondern erhalten auch noch eine nette Begrüßung vom Gegenüber und hören in der anonymisierten Welt der E-Mails wieder eine nette Stimme, die Ihnen zuhört und Sie als Mensch akzeptiert.

Fazit:

Um Herr oder Herrin über Ihre eigene Flut der Mails zu werden, ist das oberste Ziel einen guten Filter zu erstellen, denn je weniger Mails in Ihr Postfach flattern, desto weniger müssen Sie bearbeiten. Hier  noch einmal in Kurzform die wichtigsten Handlungsmöglichkeiten:

  • Radikal Reduzieren – Bestellen Sie Newsletter ab und erstellen Sie einen SPAM-Filter. Überprüfen Sie, ob Sie der Empfänger sind oder ob Sie eine Kopie weitergeleitet bekommen haben.
  • Priorisieren Sie Ihre Mails – Was ist wichtig und dringlich? Was muss ich heute erledigen und was kann ich auf morgen verschieben?
  • Routine erstellen – Setzen Sie sich feste Zeitfenster, an denen Sie Ihre E-Mails checken.
  • E-Mails so kurz wie möglich „anfassen“– Sie entscheiden unmittelbar nach dem ersten Öffnen der E-Mail, was Sie damit machen: antworten, weiterleiten, in einen Ordner verschieben, archivieren oder löschen.
  • Tagesziel: 0 offene – Versuchen Sie, dass am Ende Ihres Tages keine Mails ungelesen sind.
  • Sinnvolle Ordner –  die für Ihre Belange geeignet sind, in Ihrem E-Mail Programm erstellen und dann Mails dorthin verschieben.